¿Cómo eliminar el pánico y odio al reporte de gastos?

Las organizaciones de la salud están constantemente buscando formas estratégicas para ser más sustentables y eficientes cumpliendo con todas las reglamentaciones y planes de salud e intentando brindar la mejor atención posible a sus pacientes.

Dentro de sus iniciativas siempre surge el problema de la presentación y aprobación de los gastos. Más de la mitad de las organizaciones realizan sus reportes de gastos en forma manual; en el caso de necesitar un reembolso, la información se carga muchas veces en una planilla excel y se utilizan recibos en papel. Los procesos manuales continúan, ya que todavía hay organizaciones que cargan las cuentas a pagar de esa manera, con riesgo de errores y pérdidas de tiempo, y sin ningún control.

Esto resulta costoso e ineficiente, lo que produce pérdidas de tiempo, dinero y peor aún el personal fuera de sus funciones cuidando a los pacientes y también crea falta de satisfacción en el personal.

La tecnología puede ayudar a resolver este reto, pero debe ser, por supuesto, la tecnología adecuada. La clave es crear una experiencia que el personal se merece en su dia a dia. Ellos quieren contar con un sistema intuitivo y accesible fácilmente y fácil de usar en su tablet o smartphone. No desean perder tiempo en una computadora compartida en la sala de enfermeras o en la oficina del supervisor. Por sobre todo, quieren velocidad en los reembolsos de cualquier viaje o gasto profesional que hayan realizado, incluyendo viáticos, asistencia a conferencias y capacitación.

El software para la gestión de gastos brinda reembolsos en forma rápida por medio de un sistema automatizado, móvil con funciones para tomar fotos de los recibos con el smartphone o archivo en forma digital.  Cuenta con menús “Drop-down” que permite cargar automáticamente las expensas comunes como alojamiento, autos y comidas. Las normas deben configurarse conforme a las políticas corporativas. Esta solución también administra la solicitud de cheques, planes de viaje, trazabilidad y control de los presupuestos.

El programa de Expense Management ayuda también a los que controlan los reportes de gastos. Las integraciones con las cuentas a pagar y cuentas sueldo ayudan a evitar errores. El equipo cuenta con una vista del costo de reembolso y configuran los tipos de gastos y definen normas para los mismos, sin intervención del equipo de TI, garantizando que se cumplen las normas corporativas.

Disminuir las ineficiencias, ya sea si cuentan o no con costos directos o indirectos, resulta prioritario para las organizaciones de salud. Un buen ROI es fácil de lograr con este tipo de tecnología.